理事ノート（2004年4月27日）

本間 政雄

委員会の効率的・効果的運営について

4月19日開催の役員会で｢全学委員会の運営について｣申し合わせが行われた。これは、全学委員会を始め所会議の効率化を図り、委員の負担軽減と経費節減、さらには事務量の削減を行って、法人化が目指す迅速な意思決定を実現するため、まず｢隗より始めよ｣のたとえどおり各理事が委員長となる全学委員会から会議を効率化・合理的運営を行おうというものである。

具体的な内容は、次の5点である。

• 委員を委員会の設置趣旨に照らして真に必要な者に限定すること。
• 議題を精選し、場合によっては電子メールによる仮想会議などのより、会議の開催回数の縮減を図ること。
• 配布資料を精選し、資料の事前配布を徹底し、資料説明の短縮を図ること。
• 会議の時間を原則最長90分とし、時間管理を徹底すること。
• 会議の年間スケジュールを決め、所定の期間内に必要な結論を得ること。

このような合理的・効率的会議運営を意識して行うことにより、事務量の削減にも資するし、そもそも教育研究、医療が本務の教員が本来の仕事に割くことのできる時間が増える。しかし一方で、これを実現するには、会議の準備に当たる事務職員が、会議開催の目的（企画を立てるのための会議か、所与の結論について関係者間の合意を取りつけるための会議か）を明確に設定し、それに沿って会議のシナリオを描き、適切な資料を過不足なく用意しておく必要がある。これがいわゆる企画力である。

と同時にこのことにより、何でも先生任せ、先生に相談して決めてもらおうという責任回避の態度を改め、事務レベルで決められることは事務部が責任を持って決め、真に全学委員会の場で議論と合意が必要なことだけ委員会に諮るという態度への180度の転換が必要になる。事務職員は、何かと言うと「これは委員会にかけなくては」｢委員会に諮らないと決められない｣｢従来から委員会で決めてきたことを急には変えられない｣と口癖のように言うが、そこには現状を変えることを本能的に避ける前例踏襲主義と、とりあえず委員会を開いて関係者に諮っておけば、後で文句は言われないだろうという自己保身の意識がある。そのためにいちいち招集される委員の迷惑と時間の喪失、必要な経費などはほとんど眼中にないのである。

この申し合わせを踏まえて事務本部の会議はもちろん部局でもぜひ会議の効率的・効果的運営に意を用いてほしい。くれぐれも会議を開くことが仕事をしていることではなく、課題を解決し、状況を改善し、教育・研究、医療がよりスムーズに展開され、学生がこの大学に入って本当によかったと思えるような大学にすることがわれわれの仕事であることを改めて認識してほしい。