交換留学の場合、出願までの手続きは京都大学を通じて行います。交換留学生としての受け入れが決定した後は、派遣先大学からの指示に従って、入学手続きを進めてください。交換留学および一般入学の場合は、出発予定日の1ヶ月前には、全ての入学手続きが終わっていることが望ましいです。万一手続きが終わっていない場合に、関係機関とのやりとりができる時間の余裕が必要だからです。
予定していた時期に通知が届かなければ、直接学校に審査状況を問い合わせましょう。志望校から合格通知が届いたら、同封されているものを確認し、入学受諾の返事が必要な場合は速やかに対応し、入学する意志のない学校には必ず辞退の旨を伝えましょう。交換留学の辞退をする場合は、まずは国際教育交流課へ相談し、指示を仰いで下さい。
合格通知の内容は、入学許可書、宿泊施設の案内、授業料の請求書（私費留学の場合）などです。特に入学許可書は学生ビザの申請時に必要となりますので、自分の名前、留学期間など、記載事項に誤りがないかを確認してください。そして、各書類に記されている指示に従って、指定期日までに必要な手続きを完了させましょう。