第1　この要項は、京都大学における法人文書の管理に関する規程(平成12年達示第12号。以下「規程」という。)第13条の規定に基づき、規程第10条第2項第4号及び第9条の歴史公文書等の認定、廃棄及び京都大学大学文書館(以下「大学文書館」という。)への移管並びに法人文書以外の本学の歴史に係る歴史資料の収集、保存等に関し必要な事項を定めるものとする。

(法人文書の歴史公文書等の認定及び廃棄)

第2　文書管理者(規程第11条に定めるものをいう。以下同じ。)は、保存期間が満了する法人文書について、目録を作成して総括文書管理者に送付するものとする。

2　総括文書管理者は、前項の法人文書について、歴史公文書等の認定又は廃棄を決定して、文書管理者及び大学文書館長(以下「館長」という。)に通知する。

(法人文書の移管)

第3　文書管理者は、第2第2項の規定により歴史公文書等の認定された法人文書について、事前に館長と日時その他必要な事項を協議して大学文書館に移管するものとする。

(法人文書の廃棄)

第4　文書管理者は、第2第2項の規定により廃棄の決定をされた法人文書について、速やかに廃棄するものとする。

(専決等)

第5　総括文書管理者は、第2第2項の決定を館長に専決させることができる。

2　文書管理者は、第3の移管及び第4の廃棄に係る業務を、館長に委託することができる。

(歴史に係る各種資料の移管)

第6　部局の保有する本学の歴史に係る各種資料のうち当該部局において利用の予定のないものについては、大学文書館への移管に努めるものとする。

(学内印刷物の送付)

第7　第3及び第6に定めるもののほか、京都大学において次の各号に掲げる印刷物を作成したときは、作成者は、一部を大学文書館に送付するものとする。

(1)　年史、沿革史、略史その他の歴史書

(2)　規程集

(3)　広報誌(紙)その他の定期刊行物

(4)　職員録、電話番号表その他の名簿、目録

(5)　履修案内、シラバスその他の修学資料

(6)　大学概覧、入学案内その他の広報刊行物

(7)　自己点検・評価報告書その他の教育研究活動に関する報告書(学術研究論文集、紀要を除く。)

(8)　調査統計報告書その他の行政資料

(9)　その他京都大学の歴史に係る資料として館長が指定したもの

(雑則)

第8　この要項に定めるもののほか、この要項の実施に関し必要な事項は、総括文書管理者が定める。

附則